Jede Woche kommt dieselbe Stunde zurück: das Angebot, das aus der Preisliste zusammengestellt werden muss, das Postfach, das sortiert werden muss, bevor jemand anfangen kann, das Nachfassen, das niemand geschickt hat, der Bericht, der am Freitagnachmittag zusammenkopiert wird. In dieser Stunde verdient KI-Automatisierung ihr Geld. Ein Agent erledigt den wiederkehrenden Teil in den Programmen, die Sie schon nutzen, und ein Mensch behält die Entscheidung.

Ein Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe annimmt, sie in Schritten abarbeitet, dabei Ihre Systeme nutzt (Mail, CRM, Buchhaltung, Kalender) und das Ergebnis zurückschreibt. Sie geben ihm Arbeit so, wie Sie einem neuen Kollegen Arbeit geben: mit einer Anweisung und einer Kontrolle.

Workflows, die wir am häufigsten bauen: Eingehende Mails gelesen, sortiert und aus dem Knowledge Vault beantwortet; Angebote aus der Preisliste und einer kurzen Vorgabe entworfen; Lieferantenrechnungen gelesen, geprüft und gebucht; verpasste Anrufe beantwortet und Rückrufe gebucht; CRM-Einträge aus Gesprächsnotizen aktualisiert; Wochenzahlen zu einem Bericht zusammengezogen, den ein Mensch redigiert. Jeder davon kostet eine kleine Firma Stunden pro Woche.

Jeder Schritt, der einen Kunden oder Geld berührt, wartet anfangs auf einen Menschen. Die Büroleitung sieht das Angebot, bevor es rausgeht; die Buchhaltung gibt jede Rechnung mit Abweichung frei. Wenn das Protokoll Woche für Woche zeigt, dass der Agent die Arbeit richtig macht, öffnen Sie das Tor, einen Schritt nach dem anderen. Das Tempo bestimmen Sie.

Wir fangen mit einem Workflow an, dem, der sich am häufigsten wiederholt und am meisten kostet. Er wird in Ihren Programmen gebaut, mit Ihren echten Daten getestet und mit Code, Prompts und einer Betriebsanleitung übergeben. Wenn er einen Monat ruhig gelaufen ist, folgt der nächste. Wir arbeiten als KI-Beratung, deshalb kommt der Plan aus Ihrer Woche, und jedes System, das wir bauen, gehört Ihnen.

Grenzen, die wir vorab nennen. Ein Workflow ohne feste Form, bei dem jeder Fall eine Ermessensfrage ist, ist ein schlechtes erstes Projekt; wir suchen etwas mit Muster. Agenten brauchen Zugang zu Ihren Systemen, also Passwörter, Rollen und ein kurzes Gespräch mit Ihrem IT-Partner. Und ein Agent, der zwei Stunden im Monat spart, ist eine schlechte Investition; das sagen wir im Gespräch und schlagen stattdessen die Postfachregel vor.

Fragen, die wir oft hören

  • In welchen Programmen können Agenten arbeiten?

    In allem mit Schnittstelle, Import oder Browser: Microsoft 365 und Google Workspace, HubSpot, Pipedrive und die meisten CRM-Systeme, DATEV, Lexoffice, sevDesk, Slack, Teams, Ihr ERP. Die konkrete Umgebung prüfen wir vor dem Angebot.

  • Was unterscheidet das von Zapier oder Make?

    Diese Werkzeuge schieben Daten zwischen Feldern hin und her, wenn ein Auslöser feuert. Ein Agent liest den Inhalt, trifft innerhalb Ihrer Regeln eine Einschätzung, entwirft Text und fragt einen Menschen, wenn er unsicher ist. Viele unserer Systeme nutzen beides: die Verrohrung aus einem solchen Werkzeug, das Lesen und Schreiben vom Agenten.

  • Was kostet der erste Workflow?

    Einen Festpreis, den wir nach dem Gespräch nennen und der vom Workflow und Ihren Systemen abhängt. Jedes Angebot kommt schriftlich mit Meilensteinen. Für die ersten Kunden gelten Gründungskonditionen.

  • Wer betreut das System?

    Sie können das selbst. Alles wird mit Dokumentation übergeben, und Ihr IT-Partner oder jemand im Haus kann es betreiben. Die meisten Kunden behalten eine monatliche Betreuung bei uns für Überwachung und Änderungen.