Die Lieferantenrechnung kommt montags als PDF, wird dienstags ausgedruckt, mittwochs mit dem Lieferschein verglichen, donnerstags ins Buchhaltungsprogramm getippt und freitags abgelegt, und das Skonto ist bis dahin verfallen. Bei zweihundert Rechnungen im Monat kostet diese Kette eine halbe Stelle. Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert sie auf den einen Schritt, den ein Mensch behalten sollte: die Ausnahme.

Das System liest jede Rechnung beim Eingang, aus dem Postfach, vom Scanner oder aus einem Lieferantenportal. Es zieht Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Fälligkeit heraus. Es gleicht die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein ab. Passt alles, legt es den Beleg im Buchhaltungsprogramm an, das Sie bereits nutzen, und legt das PDF ab. Passt etwas nicht, bekommt ein Mensch die Rechnung mit der Begründung, entscheidet, und diese Entscheidung wird zur Regel.

Es läuft in den Programmen, die Sie haben: DATEV, Lexoffice oder sevDesk, dazu das ERP, in dem Ihr Einkauf läuft. Niemand lernt ein neues System. Die Buchhaltung behält bei jeder Abweichung das letzte Wort.

Das lohnt sich ab etwa hundert Eingangsrechnungen im Monat, oder früher, wenn die Rechnungen kompliziert sind: viele Positionen, Teillieferungen, Frachtzuschläge, mehrere Währungen. Darunter reicht oft ein einfacheres Werkzeug oder eine bessere Postfachregel, und das sagen wir dann auch.

Der Teil, an dem KI den Unterschied macht, ist das Lesen. Ältere Rechnungssoftware braucht eine Vorlage pro Lieferant und scheitert, sobald der Lieferant sein Layout ändert. Ein Sprachmodell liest die Rechnung so, wie ein Mensch sie liest. Der fünfzigste Lieferant kostet deshalb nichts extra.

Grenzen, die wir vorab nennen. Der Abgleich braucht Bestellungen, die existieren und aktuell sind; läuft Ihr Einkauf über Telefonanrufe, bringen wir diesen Ablauf zuerst in Ordnung. Abweichungen gibt weiterhin ein Mensch frei, und in den ersten Wochen sind das viele, bis sich die Regeln eingespielt haben. Ihre Buchhalterin behält ihre Arbeit und verliert das Tippen.

Fragen, die wir oft hören

  • Welche Buchhaltungsprogramme unterstützen Sie?

    Jedes Programm mit Schnittstelle oder Import: DATEV, Lexoffice, sevDesk, Sage, Xero, QuickBooks und die meisten ERP-Systeme. Wenn Ihres ungewöhnlich ist, prüfen wir das vor dem Angebot.

  • Wie genau ist das Auslesen?

    Beträge, Daten und Rechnungsnummern werden auf sauberen PDFs und guten Scans zuverlässig gelesen. Jedes Feld trägt einen Sicherheitswert, und alles unterhalb Ihrer Schwelle geht an einen Menschen. Die Schwelle legen Sie fest; wir beginnen streng.

  • Was ist mit Ausgangsrechnungen und Mahnungen?

    Dasselbe System kann Ausgangsrechnungen aus angenommenen Angeboten entwerfen und bei überfälligen Rechnungen freundliche Erinnerungen senden, wobei ein Mensch jeden Versand freigibt. Die meisten Kunden fangen mit dem Eingang an, weil dort das Tippen sitzt.

  • Wie lange, bis es läuft?

    Eine erste Strecke über Ihre echten Rechnungen läuft in der Regel innerhalb weniger Wochen. Den Festpreis nennen wir nach dem Gespräch.